Geschäftsführung

Anmelden für Vorstand (Microsoft 365)

Die Geschäftsführung des TC Rot-Weiss Düsseldorf bündelt die Arbeit des Vorstands an einem Ort – angemeldet wird mit dem Microsoft-365-Konto des Vorstandsressorts, jedes Ressort sieht und bearbeitet, was zu seiner Rolle gehört.

In Nutzung

Verein managen

  • KPI-Dashboard: bis zu drei Kennzahlen je Bereich – von Anliegen über Haushalt bis Buchungsprüfung
  • Offene Aufgaben auf einen Blick: Genehmigungen, Freigaben, fällige Abrechnungen
  • Einnahmen und Ausgaben je Monat, Mitglieder und Hallenabos im Jahresvergleich

Forderungen managen

  • Ausgangsrechnungen, einmalig oder regelmäßig (z. B. Reinigung nach Stunden), als PDF per Mail
  • Mitgliedsbeiträge: Beitragsrechnungen, SEPA-Lastschrift, Soll gegen Zahlungseingänge

Tool konfigurieren

  • Eigene E-Mail-Signatur
  • Importe: Ist-Buchungen und Altpläne, Mitglieder, Hallenabos
  • Module ein- und ausschalten (Aus, In Entwicklung, Zum Testen, In Nutzung) ohne neues Deployment, Kontenplan und Testdaten

Zum Testen

Anliegen bearbeiten

  • Chat auf der Homepage (mit Auskunft) und Mails an vorstand@ als Anliegen, nach Training, Gastronomie und Verein sortiert
  • Antwortvorschläge aus Homepage, Vereinsnormen und bewährten Antworten – gesendet wird von euch
  • Wissensbasis aus Homepage und SharePoint-Ordner pflegen

Budget planen

  • Vor der Saison: Budgetplanung je Ressort und Sachkonto, Monat für Monat (Liquidität), Mengenrechner
  • Einreichen, Freigabe durch die Kassenwarte, Beschluss durch den Vorstand

Budget managen

  • Im laufenden Jahr: Controlling und Plan/Ist-Abgleich bis auf die einzelne Buchung, Abweichungsbegründungen
  • Zustimmung zu über- und außerplanmäßigen Ausgaben, Nachtragshaushalt
  • Buchungsprüfung durch das zuständige Ressort, Zahlungsabgleich und regelmäßige Verträge

Mitglieder verwalten

  • Mitglieder mit Adressen, Beitragsart, Familien und Zahlweise
  • Anträge und Kündigungen von der Homepage per Klick übernehmen
  • Einwilligungen aus dem Mitgliedsantrag mit Nachweis, Schriftverkehr mit vorstand@ je Mitglied

Platz buchen

  • Mitglieder buchen Außenplätze und Halle nach der Platzbuchungsordnung – Nachfolger von Book and Play
  • Losverfahren statt Wettklicken: Anmeldung 4 Stunden vorher, Auslosung, 10 Minuten zum Bestätigen per Mail
  • Sperren für Medenspiele, Training, Bezirk und Wartung, Sammelrechnung für Halle und Gäste

In Entwicklung

Verbindlichkeiten managen

  • Aufträge nach Vergaberichtlinie: Genehmigung ab 1.000 € (Kassenwart) bzw. 5.000 € (1. und 2. Vorsitzende)
  • Angebote, Verträge und Nachträge am Auftrag, Vertragsentwurf auf Knopfdruck, Kostenbericht für Bauvorhaben
  • Eingangsrechnungen: sachliche Prüfung und Zahlungsfreigabe im Vier-Augen-Prinzip
  • Verzehrpauschale: Abschläge an die Gastronomie, Überweisung per QR-Code

Mitglieder informieren

  • Newsletter an alle Mitglieder mit Einwilligung
  • Artikel und kommende Veranstaltungen direkt von der Homepage übernehmen
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